Với sản vật quê bán online, cách thu tiền nên chọn theo loại hàng: hàng tươi, hàng làm theo đơn (gà vịt giết mổ, quả hái riêng, mắm rót theo yêu cầu) thì thu cọc hoặc chuyển khoản trước; hàng khô, đóng sẵn, dễ bán lại thì có thể nhận thu hộ COD. Lý do rất thực tế: hàng tươi bị khách bỏ là mất trắng, còn hàng khô bị hoàn về vẫn bán lại được.
Không có cách thu tiền nào vừa không rủi ro cho người bán vừa không rủi ro cho người mua. Chuyển khoản trước an toàn cho bạn nhưng làm khách mới ngại; COD dễ chốt đơn nhưng mở ra chuyện khách không nhận hàng. Giữ cọc là điểm cân bằng nhiều hộ chọn.
Bài này giúp bạn chọn cách thu cho từng loại hàng, nói rõ với khách từ đầu, nhận ra tiền thật đã về chưa, và đối chiếu cuối đợt để không sót khoản nào. Chuyện khách cố tình tố hàng hỏng để đòi hoàn tiền là một chủ đề riêng, ở đây chỉ nhắc ngắn.
Ba cách thu tiền và loại sản vật hợp với từng cách
Bảng dưới không có cách nào đúng cho mọi trường hợp. Chọn theo hàng, theo khách, và theo khả năng chịu rủi ro của nhà mình.
| Cách thu | Hợp với hàng | Lợi cho người bán | Rủi ro, điều cần làm |
|---|---|---|---|
| Chuyển khoản trước toàn bộ | Hàng tươi, hàng làm theo đơn, quà biếu số lượng | Không lo bom hàng; chủ động hàng và tiền | Khách mới ngại; phải giao đúng như hứa để giữ lòng tin |
| Cọc một phần, thu nốt khi nhận | Gà vịt, thịt, quả hái riêng, đơn nhóm | Có tiền giữ chỗ; khách yên tâm hơn | Phải thu nốt đúng hẹn; ghi rõ cọc mất khi nào |
| Thu hộ (COD) qua đơn vị vận chuyển | Đồ khô, đóng sẵn, hạn dài | Dễ chốt với khách mới | Bị hoàn hàng tốn phí hai chiều; tiền về chậm; phải đối soát |
Nhiều hộ dùng cả ba: khách quen trả sau khi nhận, khách mới đặt hàng tươi thì cọc, đơn đồ khô nhỏ thì COD. Điều quan trọng là quy tắc được nói trước cho khách và áp dụng nhất quán, không đổi theo cảm tình.
Cọc bao nhiêu và cọc để làm gì
Tiền cọc trả lời một câu hỏi: nếu khách không lấy hàng, bạn mất gì và ai chịu. Với con gà đã giết, thùng quả đã hái riêng cỡ khách chọn, can mắm đã rót, phần mất là gần như toàn bộ giá trị hàng cộng tiền đóng gói. Cọc nên đủ để bạn không lỗ nặng trong trường hợp đó. Với hàng vẫn bán lại được cho người khác, cọc có thể thấp hơn.
Ví dụ giả định: một đơn gà làm sẵn, bạn tính nếu khách bỏ thì gà phải cấp đông và bán rẻ cho người quen, mất chừng một phần giá trị; mức cọc bạn đặt ít nhất bằng phần mất đó. Con số cụ thể do bạn quyết, nhưng nên giữ một quy tắc cho cùng loại hàng, không mỗi khách một kiểu.
Nói rõ điều kiện cọc trong tin nhắn chốt đơn: cọc được trừ vào tiền hàng; khách huỷ trước ngày nào thì hoàn cọc, sau ngày nào thì không; bạn không đủ hàng thì hoàn cọc ngay và đầy đủ. Ghi điều kiện này ra từ đầu đỡ phải giải thích khi đã có chuyện, và cũng là cách giữ chữ tín của chính bạn khi mất mùa. Cọc không phải tiền phạt khách; nó là cam kết hai chiều, và người bán phải giữ phần cam kết của mình trước.
COD và chuyện khách không nhận hàng
Thu hộ (COD) giúp khách mới yên tâm vì chỉ trả tiền khi cầm hàng. Đổi lại, người bán gánh rủi ro khách không nhận: hàng quay về, phí gửi đi và phí hoàn đều tính cho người bán, tiền thu hộ về tài khoản sau vài ngày, và với sản vật, hàng quay về sau nhiều ngày trên đường có thể đã hỏng.
Vì thế, với hàng tươi, hầu như không nên nhận COD với khách mới. Với đồ khô, nếu nhận COD, giảm rủi ro bằng cách gọi hoặc nhắn xác nhận trước khi gửi, gửi đơn nhỏ cho khách lần đầu, ghi chú cho người giao gọi trước khi đến. Khách đã bỏ hàng một lần, đánh dấu trong sổ và lần sau chỉ nhận chuyển khoản trước.
Đừng biến chuyện khách bỏ hàng thành cuộc chiến trên mạng: đăng ảnh, tên khách để bêu riếu có thể kéo bạn vào rắc rối về thông tin cá nhân và danh dự người khác. Ghi nhận, rút kinh nghiệm, đổi cách thu với khách đó là đủ. Nếu tỷ lệ hoàn của đơn COD cứ cao dần qua các đợt, đó là tín hiệu nên chuyển hẳn sang thu cọc cho mọi khách mới, kể cả với đồ khô.
Tiền đã về thật chưa: kiểm trước khi gửi hàng
Mánh tin nhắn biến động số dư giả, ảnh chụp màn hình chuyển khoản bị sửa đã có từ lâu và vẫn có người dính. Những thói quen dưới đây chặn được gần hết.
- Chỉ tin số dư và lịch sử giao dịch trong ứng dụng ngân hàng của chính mình, không tin ảnh chụp màn hình hay tin nhắn có đường dẫn lạ.
- Đề nghị khách ghi nội dung chuyển khoản theo mẫu (tên khách và mã đợt) để đối chiếu nhanh.
- Khách báo đã chuyển mà chưa thấy tiền: lịch sự trả lời sẽ gửi khi tiền về, không gửi trước vì nể.
- Không bấm vào đường dẫn khách gửi kèm “xác nhận thanh toán”, không cung cấp mã OTP cho ai.
- Tách một tài khoản ngân hàng chỉ dùng cho bán hàng nếu được, để đối chiếu dễ và không lẫn tiền nhà. Bật thông báo biến động số dư từ chính ứng dụng ngân hàng để thấy tiền về ngay.
- Tiền mặt nhận ở bến, ở nhà thì đếm trước mặt khách và ghi ngay vào sổ.
Với khách quen lâu năm, bạn có thể linh hoạt gửi trước thu sau; nhưng ghi đơn đó vào sổ với trạng thái “nợ”, nhắc đúng hẹn, và đặt giới hạn số đơn được nợ cùng lúc.
Thu nốt tiền sau khi khách nhận: nhắc khéo mà rõ
Với đơn cọc rồi thu nốt, phần khó là nhắc tiền. Khách nhận hàng xong bận việc, quên; người bán ngại nhắc vì sợ mất lòng. Cách đỡ ngại nhất là biến việc thu nốt thành một phần của quy trình: khi gửi ảnh cân thực trước lúc gửi hàng, ghi luôn số tiền còn lại và số tài khoản; khi khách báo đã nhận hàng, cảm ơn và nhắc nhẹ phần còn lại trong cùng tin nhắn.
Nếu sau vài ngày vẫn chưa thấy tiền, nhắn một tin nữa, ngắn, kèm số tiền và tóm tắt đơn. Đa số khách trả ngay khi được nhắc. Nếu khách có thắc mắc về hàng, giải quyết thắc mắc trước rồi mới nói chuyện tiền; trộn hai chuyện vào nhau dễ thành mặc cả.
Đơn nào kéo dài mà khách im lặng, ghi vào sổ là “nợ khó đòi”, ngừng gửi hàng cho khách đó, và cân nhắc mức cọc cao hơn cho các đơn tương tự về sau. Đừng để một vài đơn khó đòi làm bạn nghi ngờ mọi khách; phần lớn người mua sản vật quê là khách tử tế.
Với khách ở xa nhờ người nhà nhận hộ (con ở phố đặt, bố mẹ ở quê nhận), thống nhất trước ai là người trả nốt. Người nhận hàng thường không biết đơn đã cọc bao nhiêu; nếu bạn thu tiền mặt ở người nhận, nhắn người đặt cùng lúc để hai bên khớp số, tránh thu trùng hay thu thiếu.
Đơn nhóm, đơn quà biếu, đơn của người quen: thu thế nào
Đơn nhóm (một người gom cho cả văn phòng, cả họ) nên thu qua người đứng đơn: một lần cọc, một lần thu nốt, người đứng đơn tự thu của từng người. Bạn không nên thu lẻ từng người trong nhóm, vừa rối sổ, vừa dễ sót. Ghi rõ trong tin chốt đơn ai là người chịu trách nhiệm thanh toán.
Đơn quà biếu do doanh nghiệp đặt thường cần hoá đơn, chứng từ; trước khi nhận, hỏi rõ họ cần gì và bạn có cung cấp được không theo quy định hiện hành. Nếu không, nói thật từ đầu. Đơn quà biếu số lượng lớn nên thu trước một phần đáng kể, vì nếu bị huỷ sát ngày, bạn ôm cả lô hàng đã chuẩn bị riêng.
Đơn người quen là đơn khó thu nhất vì ngại. Cách đỡ ngại là áp dụng đúng quy tắc như mọi khách, nói vui mà rõ rằng nhà mình làm theo sổ. Người quen tử tế sẽ hiểu, và chính họ sẽ yên tâm hơn khi thấy bạn làm ăn rõ ràng.
Khi phải hoàn tiền: làm nhanh, ghi rõ
Bạn không đủ hàng. Báo khách càng sớm càng tốt, hoàn cọc đầy đủ ngay, không trừ phí. Đây là lúc khách đánh giá bạn rõ nhất.
Hàng hỏng có bằng chứng. Hoàn phần hỏng hoặc bù đợt sau theo chính sách đã nói. Hỏi khách muốn cách nào, ghi vào sổ cách đã chọn.
Khách huỷ trước hạn. Hoàn cọc theo điều kiện đã thoả thuận. Nếu điều kiện chưa từng nói, nghiêng về phía khách; lần sau ghi rõ.
Hoàn qua đâu. Hoàn về đúng tài khoản khách đã chuyển, ghi nội dung rõ “hoàn cọc đơn” kèm mã đợt. Chụp lại giao dịch, gửi khách.
Khách đòi hoàn mà không có căn cứ. Nghe hết, xin bằng chứng, đối chiếu ảnh lúc đóng. Trường hợp nghi ngờ khách cố tình, xử lý theo cách riêng đã chuẩn bị; đừng hoàn vội vì sợ bị đánh giá xấu, cũng đừng cãi tay đôi trên mạng. Mọi khoản hoàn đều ghi vào sổ cùng lý do.
Đối chiếu tiền cuối đợt, kể cả tiền thu hộ
Cuối mỗi đợt, đối chiếu từng đơn: tiền phải thu theo cân thực, tiền đã vào tài khoản, tiền mặt đã nhận, tiền thu hộ đã về. Với COD, đơn vị vận chuyển thường gửi bảng đối soát liệt kê đơn đã giao, tiền đã thu, phí đã trừ, đơn hoàn. Kiểm từng dòng với sổ của mình, đặc biệt là đơn ghi “đã giao” mà tiền chưa về, và phí trừ có đúng mức đã thoả thuận không.
Lệch nhỏ cũng nên tìm ra nguyên nhân: khách chuyển thiếu, bạn ghi sai cân, phí ship tính nhầm. Lệch không tìm ra, ghi chú lại; vài đợt sau thường thấy lặp lại một kiểu, sửa ở gốc.
Tiền bán hàng tách khỏi tiền chi tiêu trong nhà càng sớm càng tốt. Chỉ khi tách được, bạn mới biết một mùa bán thật sự lời bao nhiêu sau khi trừ thùng, đá, phí gửi, hàng hỏng; và mới có số liệu để kê khai khi cần, theo hướng dẫn của cơ quan thuế nơi mình ở.
Câu hỏi thường gặp
Bán gà vịt làm sẵn online có nên nhận COD không?
Với khách mới thì hầu như không nên. Hàng tươi bị khách bỏ là mất gần như toàn bộ, lại phải trả phí hai chiều. Nên thu cọc hoặc chuyển khoản trước; với khách quen đã mua nhiều lần có thể linh hoạt hơn.
Cọc bao nhiêu là hợp lý?
Đủ để bạn không lỗ nặng nếu khách bỏ đơn. Hàng làm theo đơn, không bán lại được thì cọc cao hơn; hàng còn bán lại được thì cọc thấp hơn. Giữ một quy tắc cho cùng loại hàng và nói rõ điều kiện hoàn cọc từ đầu.
Khách gửi ảnh đã chuyển khoản mà chưa thấy tiền thì sao?
Chưa gửi hàng. Kiểm trong ứng dụng ngân hàng của mình; tiền chưa về thì lịch sự báo khách sẽ gửi khi nhận được. Ảnh chụp màn hình có thể bị sửa, tin nhắn số dư có thể là giả.
Khách không nhận hàng COD, người bán có nên đăng tên khách lên mạng không?
Không nên. Bêu tên người khác có thể dẫn đến rắc rối về thông tin cá nhân và danh dự. Ghi nhận trong sổ, lần sau chỉ nhận chuyển khoản trước với khách đó.
Có nên mở tài khoản ngân hàng riêng cho bán hàng không?
Nên nếu được. Tài khoản riêng giúp đối chiếu từng đợt nhanh, không lẫn tiền nhà, và có số liệu rõ ràng khi cần tính lời lỗ hoặc kê khai theo quy định.
Tiền thu hộ về chậm, kiểm thế nào?
Đối chiếu bảng đối soát của đơn vị vận chuyển với sổ đơn: đơn nào đã giao mà chưa có tiền, phí trừ có đúng thoả thuận không, đơn nào hoàn. Hỏi đơn vị vận chuyển theo mã vận đơn cụ thể.