Gom đơn sản vật quê cho văn phòng hay chung cư chạy trơn tru khi người đứng ra làm đầu mối chốt trước năm việc: danh sách món và hạn đăng ký, một tin chốt đơn bằng chữ với từng người bán, cách chia khi hàng không đều cỡ, cách thu tiền, và ai chịu khi một món bị lỗi. Thiếu một trong năm việc đó, đơn vẫn về, nhưng người đứng ra gom sẽ phải ngồi giải thích với từng người.
Khác với mua chung một món, đơn sản vật quê thường gộp nhiều thứ một lúc: vài chục quả bưởi, mấy can nước mắm, chục ký cá khô, vài con gà làm sẵn, dăm hũ mật ong. Mỗi thứ một người bán, một cách tính, một kiểu hỏng. Bài này đi theo đúng thứ tự công việc của người làm đầu mối, từ lúc đăng lời rủ đến lúc chia túi cuối cùng, kèm các mẫu tin nhắn nên dùng.
Vì sao đơn nhiều loại sản vật khó hơn đơn một món
Khi cả nhóm cùng mua một món, mọi người nhận phần giống nhau và chỉ cần một tin chốt với một người bán. Đơn sản vật quê thì khác ở ba chỗ. Thứ nhất, mỗi nhóm hàng có một đơn vị tính riêng: bưởi tính theo quả hoặc theo ký, nước mắm theo lít hoặc theo chai, cá khô theo ký, gà làm sẵn theo con nhưng con nặng con nhẹ, mật ong theo hũ. Thứ hai, mỗi nhóm hàng hỏng theo một kiểu: quả dập do xếp thùng, can mắm rỉ nắp, cá khô ẩm nếu đi đường mưa, gà làm sẵn mất lạnh nếu giao trễ. Thứ ba, các món thường đến vào những ngày khác nhau vì đi từ nhiều tỉnh.
Người tham gia thì chỉ thấy phần của mình. Họ đăng ký hai quả bưởi, một chai mắm, nửa ký mực khô và nghĩ đó là một đơn. Người đầu mối thì phải nhìn đơn đó như ba đơn với ba người bán, ba lịch giao, ba cách xử lý khi có lỗi. Phần lớn rắc rối trong mua chung đến từ khoảng lệch giữa hai cách nhìn này, không phải từ người bán.
Vì vậy, nguyên tắc đầu tiên là tách đơn nhóm thành từng dòng theo người bán ngay từ đầu, và để mọi người thấy cách tách đó. Ai cũng biết món nào về ngày nào, ai bán, ai chịu nếu hỏng. Một bảng tính chung có cột người bán và cột ngày giao dự kiến giúp tránh câu hỏi "sao bưởi về rồi mà mắm chưa về".
Trình tự gom đơn từ lời rủ đến lúc chia xong
Một đợt gom đơn có thể đi theo các bước sau, mỗi bước có một sản phẩm rõ ràng để cả nhóm nhìn vào:
- Đăng lời rủ có đủ thông tin. Món gì, của ai bán, ở tỉnh nào gửi đi, đơn vị tính, giá dự kiến theo báo giá của người bán, cách chia, cách xử lý hàng lỗi, hạn chót đăng ký, ngày giao dự kiến.
- Nhận đăng ký vào một bảng chung. Mỗi người một dòng, mỗi món một cột. Không nhận đăng ký rải rác qua tin nhắn riêng vì sẽ sót.
- Chốt danh sách đúng hạn. Hết hạn thì khoá bảng, cộng tổng từng món, gửi ảnh chụp bảng tổng vào nhóm.
- Gửi tin chốt đơn cho từng người bán. Ghi số lượng, quy cách, giá, phí gửi, ngày gửi, cách đóng gói, cam kết đổi trả, rồi xin người bán nhắn lại xác nhận.
- Thu tiền hoặc thu cọc theo đúng cách đã báo trong lời rủ, ghi người đã trả vào bảng.
- Theo dõi từng kiện hàng. Xin mã gửi hoặc biển số xe khách, báo nhóm giờ hàng về.
- Nhận hàng và quay video mở thùng. Cân lại món tính theo ký, đếm món tính theo quả, chụp chỗ dập, rỉ.
- Chia túi theo tên và báo nhóm đến lấy. Đồ lạnh ưu tiên chia trước, ghi giờ phải lấy.
- Gửi bảng tổng kết: cân thực tế, tiền bù trừ, món lỗi và cách đã xử lý.
Chín bước nghe nhiều, nhưng mỗi bước chỉ mất vài phút nếu đã có bảng mẫu. Người gom đơn lần đầu hay bỏ bước 4 vì nghĩ đã nhắn qua lại với người bán là đủ; đến lúc có món lỗi mới thấy không có câu nào ghi rõ người bán hứa gì.
Chia hàng khác cỡ: chọn cách theo từng nhóm sản vật
Không có một cách chia đúng cho mọi món. Bảng dưới gợi ý cách chia hay dùng cho từng nhóm và điều cần báo trước để không ai thấy mình chịu thiệt:
| Nhóm hàng | Cách chia gọn nhất | Điều cần báo trước |
|---|---|---|
| Trái cây tính theo quả (bưởi, cam, quýt) | Chia theo quả, ai cũng nhận số quả đã đặt, bốc thăm hoặc xếp theo thứ tự đăng ký | Quả to nhỏ chênh nhau; nếu tính tiền theo ký thì cân từng phần và bù trừ |
| Trái cây tính theo ký (ổi, hồng xiêm, chuối) | Cân từng túi gần đúng số ký đặt, trả theo cân thực | Không chia được chính xác đến lạng; chênh vài lạng thì tính theo cân thực |
| Chất lỏng (nước mắm, mật ong) | Chia nguyên chai, nguyên can, không san chiết | San chiết tại chỗ dễ đổ, dễ nhiễm bẩn và mất dấu nguồn gốc |
| Đồ khô (cá khô, mực khô, tôm khô) | Người bán đóng sẵn từng túi theo phần đã đặt | Nếu nhận một bao lớn thì chuẩn bị cân, túi sạch, găng tay |
| Gà, vịt làm sẵn, đồ đông lạnh | Chia nguyên con, tính tiền theo cân từng con | Con nặng nhẹ khác nhau; người nhận con nhẹ trả ít hơn |
| Hàng hộp, hàng đóng gói sẵn | Chia theo đơn vị | Kiểm hạn dùng từng hộp trước khi chia |
Điều quan trọng là báo cách chia ngay trong lời rủ, trước khi ai chuyển tiền. Báo sau khi hàng đã về thì dù cách chia công bằng đến mấy cũng có người cảm thấy bị xếp phần kém.
Với hàng tính theo quả, người đầu mối thường được cả nhóm nhờ "chọn hộ". Nên tránh: bốc thăm số thứ tự rồi để từng người tự chọn theo thứ tự đó vừa nhanh vừa không ai trách ai.
Tin chốt đơn với từng người bán: nội dung tối thiểu
Số lượng và quy cách. Ví dụ "40 quả bưởi, mỗi quả khoảng cỡ trung bình người bán vẫn bán, đóng 4 thùng" hoặc "10 chai nước mắm loại chai thuỷ tinh có màng co nắp". Quy cách càng cụ thể thì lúc nhận càng dễ đối chiếu.
Giá và cách tính. Tính theo quả hay theo ký, cân ở đâu, phí đóng thùng và phí gửi ai trả. Một dòng như "giá theo cân tại vườn, phí gửi người mua trả theo hoá đơn nhà xe" chặn được phần lớn tranh cãi.
Ngày gửi và cách gửi. Gửi xe khách, chuyển phát hay người bán tự mang lên. Hàng tươi nên hẹn ngày gửi rơi vào đầu tuần để không nằm kho qua cuối tuần ở văn phòng.
Cam kết khi có lỗi. Quả dập, can rỉ, hàng thiếu thì đổi, bù đợt sau hay hoàn tiền; báo trong bao lâu; cần ảnh, video gì.
Người liên lạc. Từ nay mọi việc của đơn này chỉ nhắn qua đầu mối, không để hai mươi người cùng nhắn người bán một lúc.
Thu tiền và giữ sổ minh bạch
Tiền là chỗ dễ sứt mẻ nhất trong mua chung giữa đồng nghiệp hay hàng xóm. Người đầu mối nên chọn một trong hai cách và nói rõ từ đầu. Cách thứ nhất là thu đủ trước theo giá dự kiến, sau khi hàng về thì bù trừ phần chênh theo cân thực. Cách thứ hai là chỉ thu cọc một phần, phần còn lại thu khi giao túi. Cách thứ nhất hợp với nhóm đông, ít gặp nhau; cách thứ hai hợp với nhóm nhỏ ngồi cùng phòng.
Dù cách nào, tiền nên đi vào một tài khoản, nội dung chuyển khoản ghi tên người và chữ "đơn quê" kèm tháng. Người đầu mối cập nhật cột "đã trả" ngay khi nhận, chụp bảng gửi nhóm mỗi khi đủ thêm vài người. Không nhận tiền mặt rồi để trong ngăn bàn mà không ghi.
Phí phát sinh như tiền xe ôm ra bến lấy hàng, túi đựng, đá giữ lạnh nên ghi thành một dòng riêng và chia đều theo số đơn hoặc theo giá trị đơn, tuỳ nhóm thống nhất. Ví dụ giả định: tổng phí phát sinh là sáu mươi nghìn, nhóm có hai mươi người, mỗi người góp ba nghìn. Con số nhỏ, nhưng không ghi ra thì lâu dần thành ấm ức của chính người đầu mối.
Nếu người bán giảm giá vì đơn lớn, phần giảm thuộc về cả nhóm. Đầu mối muốn nhận công cũng không sai, nhưng phải nói trước, ghi thành dòng riêng.
Món lỗi trong đơn nhóm: ai báo, ai chịu
Người phát hiện báo đầu mối trong ngày. Kèm ảnh, video. Đầu mối gom lại các báo lỗi cùng một người bán rồi gửi một lần, thay vì chuyển từng tin lẻ.
Đền thuộc về người nhận món lỗi. Nếu người bán gửi bù quả khác hay hoàn tiền thì phần đó trả cho đúng người nhận quả dập, chai rỉ. Cách này hợp với hàng chia theo quả, theo chai.
Lỗi phát hiện lúc mở thùng chung thì chia đều. Nếu cả thùng cá khô ẩm hay một can mắm rỉ trước khi chia, coi đó là thiệt hại của cả phần hàng đó, chia theo tỷ lệ đặt, rồi đòi người bán cho cả nhóm.
Lỗi do nhóm thì nhóm chịu. Gà làm sẵn để quá giờ ngoài tủ vì không ai đến lấy, quả để dưới nắng ở sảnh, đó không phải lỗi người bán. Ghi trong lời rủ: quá giờ hẹn không lấy thì người đó tự chịu.
Đầu mối không đền thay người bán. Đầu mối là người kết nối và giữ sổ. Nói rõ điều này từ đầu để không ai mặc định đầu mối phải bỏ tiền túi bù.
Nhận hàng ở sảnh chung cư, văn phòng
Thùng hàng của cả nhóm có thể nặng vài chục ký, có món có mùi. Mấy việc nên lo trước ngày hàng về:
- Hỏi quy định của ban quản lý toà nhà, cơ quan về để hàng ở sảnh, ở bếp chung; nước mắm, mắm tôm, cá khô có mùi nên tránh để ở phòng làm việc kín.
- Chọn chỗ nhận thoáng, có bàn, gần ổ điện nếu cần tủ lạnh tạm.
- Hàng lạnh như gà làm sẵn, hải sản nên hẹn giao vào giờ có nhiều người lấy ngay, mượn tủ đông của căng tin hoặc chuẩn bị thùng xốp và đá.
- Chuẩn bị túi ghi tên, cân treo hoặc cân điện tử, kéo, băng dính, găng tay.
- Ghi giờ lấy hàng cụ thể, nhắc lại một lần trước giờ hết hạn.
- Dọn sạch thùng, xốp, nước đá tan ngay sau khi chia, nhất là ở không gian chung.
Nhiều nhóm gom đơn chạy tốt vài đợt rồi dừng không phải vì người bán mà vì hàng xóm, đồng nghiệp không tham gia khó chịu với mùi và rác. Giữ chỗ nhận gọn là giữ được việc mua chung lâu dài.
Câu hỏi thường gặp
Có nên gom nhiều loại sản vật trong một đợt không?
Được, nhưng ba bốn món là vừa với người làm đầu mối lần đầu. Mỗi món thêm là một người bán, một lịch giao và một kiểu lỗi phải theo. Khi đã quen tay mới mở rộng, và nên xếp các món đi từ cùng một tỉnh vào cùng đợt.
Người tham gia rút đơn sau khi đã chốt thì sao?
Lời rủ nên ghi rõ sau hạn chốt không rút được, ai rút thì tự tìm người nhận lại phần hoặc chịu phần đó. Hàng tươi người bán đã hái, đã làm theo số lượng, nhóm không trả lại được cho người bán.
Đầu mối có nên lấy công không?
Có thể, miễn là nói trước, ghi thành dòng riêng và cả nhóm đồng ý. Lấy công ngầm bằng cách cộng thêm vào giá báo lại cho nhóm dễ làm mất lòng tin khi có người tự hỏi người bán.
Có cần hoá đơn khi gom đơn cho cơ quan không?
Nếu cơ quan chi tiền chung để mua làm quà, phòng kế toán thường cần chứng từ. Hỏi kế toán trước, rồi hỏi người bán có xuất được hoá đơn hay không, vì nhiều hộ bán lẻ không xuất được. Mua cá nhân thì thường không cần.
Hàng về lệch ngày, một nửa nhóm đã nghỉ phép thì làm sao?
Hàng khô và chất lỏng giữ được vài hôm, cứ để túi ghi tên. Hàng tươi và hàng lạnh thì nhắn người nhận cho người khác lấy hộ hoặc đồng ý chia lại cho người muốn mua thêm, tiền chuyển lại cho người vắng.
Làm sao biết người bán đáng tin để rủ cả nhóm?
Tốt nhất là người bán đầu mối đã mua ít nhất một lần, nhận hàng đúng như hẹn. Nếu là người bán mới, đặt thử một đơn nhỏ cho riêng mình trước, rồi mới gom cả nhóm.