Đặt sản vật online để người bán gửi thẳng quà Tết tới nhiều người nhận sẽ gọn nếu bạn chuẩn bị một danh sách người nhận đầy đủ, chọn món chịu được đường đi tới từng tỉnh, chốt lịch gửi theo từng địa chỉ, báo trước cho người nhận, và thống nhất với người bán cách xử lý khi một phần quà đến tay người nhận bị lỗi. Cái khó không nằm ở món quà mà nằm ở chỗ bạn không có mặt khi quà được mở.
Kiểu đặt này ngày càng phổ biến: con cháu ở thành phố đặt bưởi, gà, mắm ở quê gửi biếu thầy cô, họ hàng; người làm văn phòng đặt chục hộp mật ong, chè gửi đối tác ở nhiều tỉnh. Bài này đi theo việc của người đặt, từ danh sách tới tin nhắn báo người nhận, kèm cách chia việc với người bán để một chục món quà không thành một chục cuộc điện thoại.
Danh sách người nhận: các cột không được thiếu
Người bán gửi quà cho chục địa chỉ thường nhầm ở chỗ thông tin địa chỉ thiếu hoặc lẫn. Một bảng đơn giản với các cột sau giúp tránh phần lớn lỗi:
- Tên người nhận và cách xưng hô trên thiệp hoặc tin nhắn, nếu có kèm lời chúc.
- Số liên lạc của người nhận, và một số dự phòng như con cháu sống cùng, nếu người nhận lớn tuổi.
- Địa chỉ theo đơn vị hành chính mới: số nhà, đường, phường hoặc xã, tỉnh. Sau khi sắp xếp lại 34 tỉnh và bỏ cấp huyện, nhiều người vẫn dùng địa chỉ cũ; nên ghi cả tên cũ trong ngoặc để người giao dễ tìm.
- Món và số lượng cho người đó.
- Khung giờ nhận được: người đi làm cả ngày, người chỉ ở nhà buổi sáng, nhà có bảo vệ nhận hộ hay không.
- Ghi chú đặc biệt: người ăn kiêng đường, nhà không ai uống rượu, người không ăn được đồ cay, nhà ở hẻm sâu xe tải không vào được.
- Cột trạng thái: đã gửi, đã tới, người nhận đã báo ổn.
Gửi bảng này cho người bán dưới dạng tệp hoặc ảnh rõ, không gửi từng địa chỉ trong mười tin nhắn khác nhau. Xin người bán đọc lại và xác nhận số lượng tổng, số địa chỉ, ngày gửi cho từng nơi.
Thông tin của người nhận là dữ liệu cá nhân của người khác. Chỉ gửi cho người bán những gì cần để giao, không chia sẻ bảng lên nhóm chung, và nhắc người bán không dùng số điện thoại đó vào việc khác.
Chọn món theo quãng đường tới người nhận
Món quà đẹp ở vườn chưa chắc đẹp khi tới tay người nhận cách vài trăm cây số. Bảng sau gợi ý cách nghĩ:
| Nhóm sản vật | Hợp với | Cần lưu ý khi gửi nhiều nơi |
|---|---|---|
| Trái cây vỏ dày (bưởi, cam, quýt) | Gần lẫn xa, đi vài ngày được | Quả để lâu héo vỏ; gửi nhiều nơi thì hái cùng ngày, đóng thùng riêng từng người |
| Trái cây vỏ mỏng, mau chín (ổi, hồng xiêm, chuối) | Địa chỉ gần, đi trong ngày | Hái độ chín khác nhau theo quãng đường; xa thì hái già, dặn người nhận để chín |
| Chất lỏng (nước mắm, mật ong) | Gần lẫn xa | Chai dễ vỡ, nắp dễ rỉ; hỏi kỹ cách chèn, bọc, và đơn vị vận chuyển có nhận không |
| Đồ khô (cá khô, mực khô, chè, cà phê) | Mọi khoảng cách | Đóng kín chống ẩm, nhất là khi gửi về vùng nồm ẩm miền Bắc dịp Tết |
| Gà, vịt làm sẵn, giò chả, đồ đông lạnh | Địa chỉ trong vùng giao lạnh được | Cần chuỗi lạnh tới tận cửa; địa chỉ xa hoặc khó giao thì đổi món |
Với danh sách nhiều tỉnh, không cần mọi người nhận cùng một món. Người ở gần nhận gà làm sẵn, người ở xa nhận mật ong và đồ khô. Quà hợp đường đi tốt hơn quà đồng đều mà một nửa tới nơi trong tình trạng xấu.
Nếu người nhận là người lớn tuổi hoặc đang ăn kiêng, chọn món họ dùng được. Một hộp quà đầy đồ ngọt gửi tới người đang phải kiêng đường thường chỉ được mang đi biếu lại.
Lịch gửi dịp Tết: lùi ngày từ lúc người nhận cần quà
Dịp cận Tết, nhà xe, đơn vị chuyển phát quá tải, nhiều nơi ngừng nhận hàng tươi trước Tết vài ngày. Tính lịch theo chiều ngược:
- Xác định ngày muộn nhất người nhận cần có quà, ví dụ trước ngày họ về quê ăn Tết.
- Hỏi người bán thời gian đi đường bình thường tới từng tỉnh, rồi cộng thêm một khoảng dự phòng cho mùa cao điểm.
- Hỏi người bán và đơn vị gửi ngày cuối cùng còn nhận hàng tươi, hàng chất lỏng trước Tết.
- Lùi lại để ra ngày gửi, rồi lùi thêm ra ngày chốt đơn và ngày chuyển tiền.
- Chốt đơn với người bán sớm hơn các mốc đó, vì đầu mùa Tết người bán cũng nhận rất nhiều đơn.
- Nhắn người nhận ngày dự kiến quà tới, để họ không đi vắng đúng hôm giao.
Ví dụ giả định: người nhận ở xa cần quà trước ngày hai mươi lăm tháng Chạp; đường đi bình thường hai ngày, cộng hai ngày dự phòng; đơn vị gửi ngừng nhận hàng tươi từ ngày hai mươi ba. Vậy hàng nên rời tay người bán khoảng ngày hai mươi, và đơn nên chốt từ giữa tháng Chạp hoặc sớm hơn.
Đồ khô, chè, mật ong có thể gửi sớm hơn hẳn, từ trước rằm tháng Chạp, để tránh dồn. Hàng tươi thì đành chấp nhận khung thời gian hẹp hơn.
Báo trước cho người nhận: tin nhắn ngắn, đủ ý
Người nhận một thùng hàng lạ thường nghi ngờ, nhất là khi giờ đây có nhiều kiểu lừa giao hàng thu tiền. Một tin nhắn báo trước giúp quà được nhận nhẹ nhàng. Tin nhắn nên có: ai gửi, gửi gì, đã thanh toán hết chưa, khoảng ngày nào tới, và dặn mở ngay khi nhận nếu là hàng tươi.
Ví dụ: "Cháu gửi bác một thùng bưởi và một chai nước mắm quê, đã trả tiền và phí gửi rồi ạ, bác không phải trả gì thêm. Khoảng thứ năm tới, người giao sẽ gọi trước. Bác mở thùng xem giúp cháu, có quả nào dập thì chụp cho cháu một tấm." Câu "không phải trả gì thêm" chặn được trường hợp kẻ gian lợi dụng gọi đòi phí.
Với người nhận lớn tuổi, nên gọi điện thay vì chỉ nhắn tin, và báo con cháu sống cùng. Nếu người nhận không quen dùng điện thoại để chụp ảnh, nhờ người nhà kiểm giúp.
Với đối tác công việc, có thể thêm một dòng giới thiệu ngắn về món quà: đây là sản vật vùng nào, nên dùng thế nào, giữ ra sao. Người nhận biết cách giữ thì quà ít bị bỏ phí.
Quà đến tay người nhận bị lỗi: xử lý mà không làm phiền họ
Thống nhất với người bán trước khi gửi. Ai đứng ra nhận báo lỗi, bạn hay người nhận; báo trong bao lâu; người bán đổi, gửi bù hay hoàn tiền cho bạn. Phần lớn người đặt chọn tự nhận báo lỗi để người nhận quà không phải làm việc với người bán.
Nhờ người nhận chụp một ảnh lúc mở. Không cần video dài, chỉ cần một hai tấm thấy rõ món lỗi. Người nhận quà không có nghĩa vụ kiểm hàng, nên lời nhờ phải nhẹ và không bắt buộc.
Giải quyết với người bán ở phía bạn. Gửi ảnh, đối chiếu với tin chốt đơn, chọn cách xử lý. Nếu người bán gửi bù, hẹn lại với người nhận ngày bù tới; nếu thời gian không kịp Tết, chọn hoàn tiền rồi tự bù bằng cách khác.
Đừng để người nhận phải trả lại hàng. Đòi người nhận gửi trả một thùng quà lỗi là làm khó họ. Với hàng giá trị không lớn, chấp nhận mất phần đó và rút kinh nghiệm cho lần sau.
Ghi lại kết quả theo từng địa chỉ. Tỉnh nào hay bị lỗi, món nào hay hỏng, đơn vị gửi nào chậm. Năm sau đổi món hoặc đổi cách gửi cho đúng địa chỉ đó. Bảng danh sách người nhận năm nay, thêm một cột kết quả, chính là bản nháp tốt nhất cho đơn quà năm sau.
Hoá đơn, thiệp và chuyện quà gửi công ty
Khi quà là của công ty gửi đối tác, phòng kế toán thường cần chứng từ. Hỏi kế toán trước loại chứng từ cần có, rồi hỏi người bán có xuất hoá đơn được không. Nhiều hộ bán sản vật nhỏ lẻ không xuất được hoá đơn; nếu bắt buộc phải có, cần chọn người bán là hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp có đăng ký. Thủ tục cụ thể theo quy định hiện hành, nên hỏi cơ quan thuế hoặc kế toán.
Thiệp, lời chúc kèm theo nên viết sẵn, gửi người bán kèm danh sách để in hoặc chép tay, mỗi thiệp ghi tên người nhận ở mặt ngoài phong bì. Người bán gửi nhiều thùng cùng lúc rất dễ nhét nhầm thiệp. Nếu lời chúc khác nhau theo người, đánh số thiệp trùng số thứ tự trong bảng.
Một lưu ý về cách đóng gói: quà biếu không cần thùng đắt tiền, nhưng cần sạch, chắc, không lộ giá. Nhắc người bán không để phiếu giá, hoá đơn bán lẻ trong thùng gửi người nhận.
Chia việc giữa bạn và người bán
Đơn nhiều người nhận hay rối vì hai bên đều nghĩ bên kia sẽ làm. Viết rõ ai lo việc gì ngay trong tin chốt đơn:
| Việc | Thường do ai làm | Ghi chú |
|---|---|---|
| Lập và kiểm danh sách địa chỉ | Người đặt | Gửi một lần, người bán đọc lại xác nhận |
| Chọn, đóng gói từng phần quà | Người bán | Mỗi thùng ghi tên người nhận, chụp ảnh trước khi gửi |
| Gửi đi và giữ mã vận đơn | Người bán | Gửi lại cho người đặt bảng mã vận đơn theo từng tên |
| Báo trước cho người nhận | Người đặt | Người bán không tự gọi người nhận nếu chưa được dặn |
| Theo dõi hàng tới | Người đặt | Dò mã vận đơn, nhắc người nhận khi hàng sắp tới |
| Nhận báo lỗi và đòi bù | Người đặt | Người bán xử lý với người đặt, không làm việc trực tiếp với người nhận |
Khi mọi việc đã ghi ra, một thùng gửi chậm hay nhầm địa chỉ được lần ra rất nhanh: ai giữ khâu nào thì người đó kiểm lại. Đơn càng nhiều địa chỉ, cái bảng phân việc này càng có giá trị.
Ví dụ giả định: đơn mười hai địa chỉ, người bán gửi trong hai ngày. Nếu người bán gửi lại bảng mã vận đơn ngay tối hôm gửi, bạn dò được ba thùng đang kẹt ở kho trung chuyển và kịp nhắc người nhận; nếu không có bảng đó, bạn chỉ biết khi người nhận gọi hỏi sao chưa thấy quà.
Câu hỏi thường gặp
Có nên để người bán tự gửi tới từng người nhận hay gom về nhà rồi tự gửi?
Nếu người bán đã quen gửi nhiều địa chỉ, để họ gửi thẳng giúp hàng đi một chặng, ít dập hơn. Nếu người bán ít kinh nghiệm hoặc bạn muốn kiểm từng thùng, gom về rồi tự gửi, chấp nhận thêm một chặng đường và thêm công.
Người nhận đi vắng, hàng tươi nằm ở bưu cục thì sao?
Báo trước ngày giao để tránh tình huống này. Nếu đã xảy ra, liên hệ đơn vị gửi xin giao lại sớm nhất hoặc nhờ người nhà nhận hộ. Hàng tươi nằm lâu ở kho có thể hỏng, khi đó thường là rủi ro của người đặt, không phải người bán.
Gửi quà sản vật cho người nhận ở nước ngoài có được không?
Nhiều nước hạn chế nhập thực phẩm tươi, thịt, đồ lên men qua bưu phẩm cá nhân. Trước khi đặt, kiểm quy định của nước nhận và hỏi đơn vị gửi quốc tế. Đồ khô đóng gói có nhãn thường dễ qua hơn hàng tươi hay hàng tự làm.
Làm sao để người nhận không bị gọi đòi phí khi quà đã trả đủ?
Nhắn trước cho người nhận rằng quà đã thanh toán đủ, không phải trả thêm, và người giao thật sẽ có mã vận đơn khớp với thông tin bạn gửi. Ai gọi đòi thêm phí hay đòi bấm đường dẫn thì từ chối và báo bạn.
Có cần chia nhỏ đơn cho nhiều người bán khác nhau không?
Nếu các món đến từ nhiều tỉnh, mỗi người bán lo phần của mình là hợp lý. Nhưng một người nhận nhận hai ba thùng từ nhiều nơi vào những ngày khác nhau sẽ hơi rối; khi đó nên báo trước cho họ từng đợt.
Quà đã gửi mà người nhận chê không hợp thì xử lý thế nào?
Đó không phải lỗi người bán. Ghi lại để năm sau chọn món khác cho người đó. Hỏi khéo người nhận thích gì là cách tốt nhất để quà năm sau không bị để dành biếu lại.