Khi nhiều hộ gom sản vật bán chung dưới một tên, giấy tờ và trách nhiệm đi theo hình thức tổ chức: tổ hợp tác là thoả thuận hợp tác giữa các thành viên, không có tư cách pháp nhân, các thành viên cùng chịu trách nhiệm theo hợp đồng hợp tác; hợp tác xã là tổ chức có tư cách pháp nhân, có thể đứng tên giấy tờ, nhãn, hoá đơn và chịu trách nhiệm với người mua trước rồi xử lý nội bộ với hộ thành viên.
Nghe như chuyện của luật, nhưng nó quyết định những việc rất cụ thể: nhãn ghi tên ai, khách khiếu nại thì gọi ai, hoá đơn ai xuất, một hộ làm mẻ mắm hỏng thì cả nhóm chịu hay hộ đó chịu. Bài này viết nguyên lý; thành lập, đăng ký, điều lệ cụ thể hãy hỏi UBND cấp xã, cơ quan đăng ký kinh doanh, liên minh hợp tác xã của tỉnh.
Vì sao các hộ sản vật muốn bán chung
Một hộ làm mắm, một vườn bưởi, một trại ong nhỏ rất khó tự làm hết mọi thứ: nhãn, kiểm nghiệm, hồ sơ, hoá đơn, đơn hàng lớn của doanh nghiệp, gian hàng hội chợ. Chi phí mỗi thứ không nhỏ, chia cho sản lượng ít của một hộ thì càng nặng. Gom lại, nhiều hộ cùng chia chi phí, cùng có lượng hàng đủ cho khách lớn, cùng dùng một tên được người mua nhớ.
Nhưng bán chung cũng kéo theo rủi ro chung. Khi hàng mang một tên, khách không phân biệt hộ nào làm. Một hộ làm ẩu, cả nhóm mang tiếng. Một khách khiếu nại, không rõ ai trả lời. Một đơn hàng lớn bị trả về, không rõ ai chịu. Những chuyện này không tự giải quyết; chúng phải được viết ra từ đầu.
Hình thức tổ chức là khung để viết những điều đó. Tổ hợp tác phù hợp nhóm nhỏ, mới bắt đầu, muốn linh hoạt; hợp tác xã phù hợp khi muốn có tư cách pháp lý riêng, đứng tên hồ sơ và hoá đơn, làm việc với doanh nghiệp, tham gia chương trình hỗ trợ. Không có hình thức nào đúng cho mọi nhóm.
Tổ hợp tác và hợp tác xã khi bán sản vật: so sánh ở mức nguyên lý
Nội dung dưới đây mô tả khác biệt chung theo pháp luật về hợp tác xã và dân sự; điều kiện, thủ tục cụ thể đối chiếu văn bản hiện hành.
| Điểm so | Tổ hợp tác | Hợp tác xã |
|---|---|---|
| Tư cách pháp lý | Không có tư cách pháp nhân; dựa trên hợp đồng hợp tác | Có tư cách pháp nhân |
| Đứng tên giấy tờ, nhãn, hoá đơn | Thường do từng hộ hoặc người đại diện theo thoả thuận; hạn chế khi làm việc với doanh nghiệp | Hợp tác xã đứng tên, có thể làm hồ sơ sản phẩm, nhãn và hoá đơn |
| Trách nhiệm với người mua | Các thành viên chịu theo hợp đồng hợp tác, có thể liên đới | Hợp tác xã chịu trước người mua bằng tài sản của mình, rồi xử lý nội bộ |
| Thủ tục lập | Đơn giản hơn; có thể cần thông báo, chứng thực theo quy định | Đăng ký theo luật hợp tác xã, có điều lệ, bộ máy |
| Sổ sách, thuế | Theo từng hộ hoặc theo thoả thuận | Có chế độ kế toán, thuế của tổ chức |
| Hợp với | Nhóm vài hộ, bán chung theo mùa, thử nghiệm | Nhóm ổn định, muốn đơn hàng lớn, hồ sơ chuẩn |
Nhiều nhóm bắt đầu bằng tổ hợp tác, chạy vài mùa để biết có làm được với nhau không, rồi mới lập hợp tác xã. Đó là thứ tự hợp lý.
Những điều phải viết vào thoả thuận hoặc điều lệ khi bán chung
Dù là tổ hợp tác hay hợp tác xã, các mục dưới đây nên có văn bản rõ ràng trước mùa bán đầu tiên.
- Tiêu chuẩn hàng chung: nguyên liệu, cách làm, độ khô, cỡ quả, độ già của mật… ở mức đo được, kèm cách kiểm.
- Quy trình nhập hàng vào kho chung: ai nhận, kiểm gì, hàng không đạt trả lại thế nào.
- Mã lô theo hộ: mỗi hộ, mỗi mẻ một mã, ghi trên thùng, trên chai, để truy ngược khi có lỗi.
- Ai đứng tên nhãn, hồ sơ an toàn thực phẩm, hoá đơn và chi phí làm những thứ đó chia thế nào.
- Chia tiền bán hàng: theo sản lượng mỗi hộ góp, trừ chi phí chung theo tỷ lệ.
- Xử lý khiếu nại: ai trả lời khách, ai quyết định đổi trả, ai chịu chi phí khi lỗi truy được về một hộ.
- Xử lý hộ vi phạm tiêu chuẩn: nhắc nhở, tạm dừng nhận hàng, cho ra khỏi nhóm.
- Rút khỏi nhóm: hộ rút thì tên chung, nhãn, khách hàng xử lý thế nào.
Những mục này nghe khô khan khi cả nhóm còn vui vẻ, nhưng chính lúc vui vẻ mới là lúc dễ thống nhất. Đợi tới khi có mẻ hàng hỏng mới bàn thì rất khó.
Khi một hộ làm hàng lỗi: trách nhiệm đi theo hai tầng
Với người mua, tầng đầu tiên là bên đứng tên bán hàng. Nếu hợp tác xã đứng tên trên nhãn và hoá đơn, khách khiếu nại hợp tác xã và hợp tác xã phải giải quyết: đổi trả, bồi thường, báo cơ quan chức năng nếu có vấn đề an toàn thực phẩm. Hợp tác xã không thể bảo khách "đi tìm hộ làm ra mà hỏi".
Tầng thứ hai là nội bộ. Nhờ mã lô, hợp tác xã hoặc nhóm truy được mẻ lỗi thuộc hộ nào, rồi xử lý theo điều lệ hoặc thoả thuận: hộ đó chịu chi phí bồi thường, bị tạm dừng nhận hàng, phải khắc phục. Không có mã lô, cả nhóm cùng chịu và không ai biết phải sửa ở đâu.
Với tổ hợp tác không có tư cách pháp nhân, ranh giới mờ hơn: người mua có thể đòi người đại diện hoặc các thành viên theo hợp đồng hợp tác. Đây là lý do nhóm bán chung số lượng lớn, nhất là thực phẩm rủi ro cao như mắm, giò chả, nên cân nhắc hình thức có tư cách pháp lý rõ hơn.
Hồ sơ an toàn thực phẩm và nhãn khi nhiều hộ cùng làm
Khi sản phẩm mang tên chung nhưng làm ở nhiều bếp, nhiều xưởng của từng hộ, câu hỏi điều kiện an toàn thực phẩm trở nên phức tạp. Mỗi nơi làm vẫn phải đáp ứng điều kiện; nơi đóng gói, dán nhãn chung cũng vậy. Hỏi cơ quan quản lý an toàn thực phẩm tỉnh về cách tổ chức hồ sơ cho mô hình nhiều điểm sản xuất trước khi in nhãn chung.
Một cách nhiều nhóm làm là đặt khâu kiểm soát chất lượng và đóng gói tại một điểm chung: các hộ làm bán thành phẩm theo tiêu chuẩn, đưa về điểm chung để kiểm, đóng gói, dán nhãn, lưu mẫu. Cách này giúp hồ sơ gọn hơn và chất lượng đều hơn, nhưng cần nơi đóng gói đạt điều kiện.
Nhãn chung ghi tên tổ chức đứng tên. Nếu dùng tên vùng đã được bảo hộ chỉ dẫn địa lý hoặc nhãn hiệu tập thể, tổ chức phải đáp ứng điều kiện sử dụng của tổ chức quản lý tên đó. Không gắn sao, tem, danh hiệu mà sản phẩm chưa được cấp.
Ví dụ giả định: năm hộ làm mắm bán chung một tên
Ví dụ giả định để thấy các mục trên vận hành thế nào. Năm hộ trong một làng ven biển cùng làm mắm theo cách truyền thống, quyết định bán chung dưới một tên làng để nhận đơn quà Tết của một doanh nghiệp. Họ lập tổ hợp tác, thống nhất tiêu chuẩn: cá cùng loại, muối cùng nguồn, thời gian ủ tối thiểu như nhau, mỗi mẻ lưu mẫu.
Mỗi hộ đưa mắm về một điểm chiết chai chung, mỗi can ghi mã hộ và ngày. Một người trong tổ có đăng ký hộ kinh doanh đứng ra ký hợp đồng và xuất hoá đơn cho doanh nghiệp; tổ thoả thuận trả cho người này một khoản chi phí và phần thuế phát sinh chia theo sản lượng.
Sau Tết, doanh nghiệp báo vài chai có mùi lạ. Nhờ mã lô, tổ truy được chai đó thuộc can của một hộ, mẫu lưu của can đó cũng có mùi tương tự. Theo thoả thuận, hộ đó chịu chi phí đổi hàng, và tạm dừng góp mắm cho tới khi xem lại cách làm. Bốn hộ còn lại không bị ảnh hưởng, khách vẫn đặt năm sau.
Nếu không có mã lô, mẫu lưu và thoả thuận viết sẵn, cùng sự việc đó có thể khiến cả năm hộ cãi nhau, khách mất niềm tin vào tên làng, và tổ tan sau một mùa.
Hoá đơn, thuế và đơn hàng doanh nghiệp
Doanh nghiệp đặt quà, cửa hàng nhập hàng thường cần một đầu mối xuất hoá đơn. Hợp tác xã có tư cách pháp nhân làm được việc này; tổ hợp tác thì thường phải để một hộ thành viên có đăng ký kinh doanh đứng ra, hoặc từng hộ tự xuất phần của mình, rất bất tiện với đơn lớn. Đây là một trong những lý do thực tế khiến nhóm chuyển lên hợp tác xã.
Khi hợp tác xã mua sản phẩm của hộ thành viên để bán, hoặc bán thay hộ thành viên, cách hạch toán và nghĩa vụ thuế của từng bên có quy định riêng. Hỏi cơ quan thuế quản lý và nhờ người làm kế toán quen với hợp tác xã hướng dẫn từ đầu, tránh lúng túng cuối năm.
Một điểm hay bị quên là thời hạn thanh toán của doanh nghiệp. Đơn quà Tết thường được trả sau khi nhận đủ hàng và hoá đơn, có khi qua cả tháng Giêng. Thống nhất trước trong nhóm: tổ ứng tiền cho hộ góp hàng hay chờ doanh nghiệp trả rồi mới chia.
Chia tiền minh bạch giữ được nhóm lâu dài. Công khai sổ bán hàng, chi phí chung, phần chia của từng hộ theo mùa; khi có hộ thắc mắc, mở sổ ra xem cùng nhau.
Ví dụ giả định: chia tiền một mùa bán chung của tổ hợp tác
Cách chia minh bạch là thứ giữ nhóm sau mùa đầu tiên. Bảng dưới là một cách làm mẫu, số liệu tự đặt.
| Bước | Cách làm | Ghi chú |
|---|---|---|
| Ghi sản lượng góp | Mỗi lần nhập kho chung ghi mã hộ, số lượng, loại | Hộ ký xác nhận |
| Trừ hàng không đạt | Hàng bị trả về hoặc loại khi kiểm trừ khỏi phần của hộ đó | Dựa vào mã lô |
| Cộng doanh thu | Theo sổ bán hàng và sao kê tài khoản chung | Công khai cho cả nhóm |
| Trừ chi phí chung | Bao bì, nhãn, kiểm nghiệm, phí gửi, hội chợ, thuế phát sinh | Có chứng từ từng khoản |
| Chia phần còn lại | Theo tỷ lệ sản lượng đạt chuẩn của từng hộ | Có thể có hệ số theo loại hàng |
| Trích quỹ chung | Một phần nhỏ cho mùa sau, cho rủi ro đổi trả | Mức trích do nhóm thống nhất |
Ví dụ giả định: hộ góp nhiều nhưng có một mẻ bị trả về sẽ nhận ít hơn hộ góp vừa phải mà không mẻ nào lỗi. Cách chia này thưởng cho chất lượng chứ không chỉ cho số lượng, đúng điều nhóm cần để giữ tên chung.
Câu hỏi thường gặp
Mấy hộ trong xóm bán chung một tên thì có cần lập hợp tác xã không?
Không bắt buộc ngay. Nhóm có thể bắt đầu bằng thoả thuận hợp tác viết rõ ràng. Khi cần đứng tên hồ sơ sản phẩm, nhãn, hoá đơn cho đơn hàng doanh nghiệp, hoặc khi quy mô lớn dần, hãy cân nhắc lập hợp tác xã và hỏi UBND cấp xã, liên minh hợp tác xã tỉnh.
Một hộ làm hàng lỗi thì cả hợp tác xã có phải chịu không?
Với người mua, hợp tác xã đứng tên bán phải giải quyết trước. Trong nội bộ, nhờ mã lô truy được hộ làm ra mẻ lỗi, hợp tác xã xử lý theo điều lệ, có thể yêu cầu hộ đó chịu chi phí. Không có mã lô thì rất khó tách trách nhiệm.
Nhãn chung có được ghi tên vùng không?
Được nếu sản phẩm thật sự làm ở vùng đó. Nếu tên vùng đã được bảo hộ chỉ dẫn địa lý hoặc là nhãn hiệu tập thể, cần đáp ứng điều kiện sử dụng của tổ chức quản lý. Không ghi sao, danh hiệu mà sản phẩm chưa được cấp.
Tổ hợp tác có xuất được hoá đơn không?
Tổ hợp tác không có tư cách pháp nhân nên thường không đứng tên hoá đơn như một tổ chức. Cách thường làm là một thành viên có đăng ký kinh doanh xuất hoặc từng hộ tự xuất. Hỏi cơ quan thuế cho mô hình cụ thể của nhóm.
Hộ muốn rút khỏi nhóm thì có được dùng tiếp tên chung không?
Phụ thuộc thoả thuận hoặc điều lệ, và việc tên chung có được đăng ký nhãn hiệu hay không. Nên viết rõ điều này từ đầu: tên, nhãn, danh sách khách thuộc về ai khi một hộ rút ra, để tránh tranh chấp về sau.
Có cần kiểm nghiệm riêng sản phẩm của từng hộ không?
Tuỳ cách tổ chức. Nếu mọi hộ làm theo cùng tiêu chuẩn và đóng gói ở điểm chung có kiểm soát, hồ sơ có thể theo sản phẩm chung. Nhưng kiểm tra định kỳ mẫu của từng hộ giúp phát hiện sớm hộ làm lệch chuẩn. Hỏi cơ quan quản lý an toàn thực phẩm về yêu cầu hồ sơ.