Nhận đơn sản vật của khách ở nước ngoài, người bán phải nắm ba điều trước khi nhận tiền: nước đến có cho nhập món đó theo đường quà, bưu phẩm hay không; hàng phải khai báo trung thực thế nào; và nếu hàng bị giữ, bị tiêu huỷ ở cửa khẩu nước đến thì ai chịu. Nhiều nước hạn chế rất chặt thịt và sản phẩm từ thịt, trứng, sữa, trái cây tươi, hạt giống, cây, đất; mắm và đồ khô hải sản, mật ong, chè, gạo có nơi cho, có nơi đòi điều kiện.
Bài này viết cho người bán: nhà vườn, hộ làm mắm, làm khô, người con xa quê có bà con ở nước ngoài đặt hàng. Quy định mỗi nước khác nhau và thay đổi thường xuyên; hãy tra cổng thông tin chính thức của cơ quan hải quan, kiểm dịch nước đến và hỏi đơn vị vận chuyển trước mỗi mùa gửi.
Vì sao đơn quốc tế khác hẳn đơn trong nước
Gửi trong nước, rủi ro lớn nhất là hàng hỏng, vỡ dọc đường. Gửi ra nước ngoài, rủi ro lớn nhất lại là hàng không được vào. Mỗi nước có cơ quan kiểm dịch, an toàn thực phẩm riêng, bảo vệ nông nghiệp và sức khoẻ của họ. Một túi khô bò, một hộp lạp xưởng hay vài quả bưởi có thể bị chặn lại, tiêu huỷ, thậm chí người nhận bị phạt ở một số nơi nếu khai không đúng.
Quy định của nước đến còn thay đổi theo tình hình dịch bệnh ở nơi gửi. Khi Việt Nam hoặc một vùng có dịch trên gia cầm, gia súc, nhiều nước siết chặt thêm với sản phẩm liên quan, đôi khi chỉ trong vài tuần. Kinh nghiệm gửi lọt năm ngoái không bảo đảm năm nay.
Khách ở nước ngoài thường đặt vì nhớ hương vị quê, và không phải ai cũng biết rõ nước mình đang sống cho nhập gì. Người bán là người làm việc này thường xuyên hơn, nên có trách nhiệm hỏi và nói rõ trước. Một lời từ chối món không gửi được giữ uy tín tốt hơn nhiều so với một thùng hàng bị huỷ ở cửa khẩu.
Thêm một điểm: hàng gửi đi nước ngoài cũng phải qua thủ tục xuất ở Việt Nam. Hàng phi mậu dịch, quà biếu có giá trị nhỏ thường đi qua bưu chính, chuyển phát quốc tế với khai báo đơn giản hơn; hàng kinh doanh số lượng lớn là chuyện xuất khẩu, có thủ tục riêng. Đừng gửi hàng bán dưới danh nghĩa quà biếu để né thủ tục.
Nhóm sản vật và mức độ rủi ro khi gửi ra nước ngoài
Mức độ dưới đây là xu hướng chung ở nhiều nước có kiểm soát chặt; từng nước cụ thể có thể khác hoàn toàn. Luôn tra quy định nước đến trước khi nhận đơn.
| Nhóm | Ví dụ | Xu hướng chung | Người bán nên làm |
|---|---|---|---|
| Thịt và sản phẩm từ thịt | Thịt gác bếp, lạp xưởng, chà bông, khô bò, giò chả | Thường bị cấm hoặc hạn chế rất chặt | Từ chối hoặc hỏi kỹ quy định từng nước; không giấu |
| Trứng, sữa | Trứng muối, bánh có nhân trứng | Hay bị hạn chế | Hỏi kỹ, ưu tiên món không chứa thành phần này |
| Trái cây, rau tươi, hạt giống, cây | Bưởi, xoài, hạt giống rau | Thường bị cấm theo đường quà, bưu phẩm | Không nhận gửi tươi; giải thích lý do với khách |
| Hải sản khô, mắm | Mực khô, tôm khô, nước mắm, mắm tôm | Tuỳ nước; chất lỏng còn vướng quy định vận chuyển | Tra quy định, đóng gói chống rò, khai đúng tên |
| Mật ong | Mật ong nuôi | Tuỳ nước, có nơi hạn chế sản phẩm từ ong | Tra quy định, ghi rõ thành phần |
| Chè, cà phê, gia vị khô, gạo | Chè búp, cà phê rang, quế, tiêu, gạo | Thường dễ hơn nếu khô, đóng gói kín, có nhãn | Khai đúng, đóng gói sạch, kín, có thông tin sản phẩm |
Nhóm dễ gửi nhất thường là hàng khô, đã chế biến, đóng gói kín, có nhãn ghi thành phần rõ ràng. Đây cũng là nhóm người bán nên gợi ý cho khách ở nước ngoài khi họ hỏi "gửi được gì".
Hỏi khách ở nước ngoài những gì trước khi nhận đơn
Khách là người ở nơi đến, họ có thể tra và hỏi thông tin địa phương nhanh hơn bạn. Kéo họ cùng chịu trách nhiệm tìm hiểu.
- Khách đang ở nước nào, thành phố nào? Một số nước có quy định khác nhau giữa các bang, vùng.
- Khách đã từng nhận món này qua đường gửi chưa, có bị giữ không? Kinh nghiệm thực tế của người nhận là thông tin quý.
- Khách nhận theo đường bưu chính, chuyển phát hay người quen xách tay? Mỗi đường có quy định khai báo riêng.
- Khách có chấp nhận rủi ro hàng bị giữ hay tiêu huỷ không? Nói rõ ai chịu trước khi nhận tiền.
- Gửi cho mục đích dùng cá nhân hay để bán lại? Bán lại là chuyện nhập khẩu thương mại, thủ tục khác hẳn.
- Khách cần thông tin gì trên gói để khai báo ở nước đến? Tên hàng bằng tiếng Anh, thành phần, khối lượng, nơi làm.
Ghi lại những câu trả lời quan trọng trong tin nhắn. Khi có sự cố, đây là căn cứ để hai bên chia trách nhiệm.
Khai báo trung thực: đừng ghi "quà tặng" chung chung
Một thói quen nguy hiểm là ghi trên tờ khai bưu phẩm "quà tặng", "đồ dùng cá nhân" cho hàng thực phẩm, hy vọng lọt qua. Ở nhiều nước, khai không đúng thực phẩm là vi phạm, hàng bị tiêu huỷ và người nhận có thể bị phạt, hoặc bị ghi nhận vi phạm. Một lần như vậy đủ để khách không bao giờ đặt lại.
Khai báo nên ghi đúng tên hàng, càng cụ thể càng tốt: "dried squid", "fish sauce", "green tea leaves", kèm khối lượng và giá trị thật. Gói hàng nên có nhãn ghi thành phần, nơi sản xuất; hàng nhà làm không nhãn có thể bị nghi ngờ hơn. Một tờ danh sách đồ bên trong dán ở mặt trong thùng giúp nhân viên kiểm tra nhanh.
Đơn vị chuyển phát quốc tế thường có danh mục hàng không nhận chở, bất kể nước đến cho phép hay không, ví dụ chất lỏng dễ rò, hàng có mùi mạnh, hàng dễ hỏng. Hỏi họ trước, đặc biệt với nước mắm và đồ lên men.
Ai chịu khi hàng bị giữ: thoả thuận trước, đừng cãi sau
Hàng bị giữ do món bị cấm ở nước đến. Nếu người bán đã cảnh báo và khách vẫn muốn gửi, khách chịu rủi ro. Nếu người bán khẳng định "gửi được" mà không tra, người bán nên chịu một phần.
Hàng bị giữ do khai sai. Bên nào lập tờ khai bên đó chịu trách nhiệm chính. Người bán tự lập tờ khai thì phải khai đúng.
Hàng hỏng, rò rỉ trên đường. Thường là lỗi đóng gói, người bán chịu; trừ khi đơn vị vận chuyển làm hỏng, khi đó xử lý theo chính sách của đơn vị vận chuyển.
Hàng chậm, khách không nhận được trước dịp Tết. Hàng quốc tế có thể chậm vì kiểm tra; không hứa ngày giao cứng. Nói trước với khách khoảng thời gian dự kiến và rủi ro chậm.
Chi phí phát sinh ở nước đến. Thuế, phí kiểm tra ở nước đến thường do người nhận trả. Nói rõ để khách không bất ngờ.
Xách tay theo người quen: không phải lối tắt
Nhiều khách ở nước ngoài nhờ người quen về Việt Nam mang sản vật theo hành lý. Cách này không né được quy định: hành khách vẫn phải khai báo thực phẩm khi nhập cảnh ở nhiều nước, và hàng cấm vẫn bị giữ, thậm chí người mang bị phạt. Người bán đóng gói cho đơn xách tay cũng nên làm như gửi bưu phẩm: kín, có nhãn, có danh sách đồ bên trong.
Chất lỏng như nước mắm, mật ong còn vướng quy định hành lý của hãng bay và sân bay; thường phải để ở hành lý ký gửi, đóng gói chống rò. Người bán nên nhắc khách và người mang hỏi hãng bay trước, đừng để tới quầy làm thủ tục mới biết.
Một chi tiết hay bị bỏ qua: hàng xách tay là quà cho người mang hộ mang giúp, nên số lượng phải hợp lý với mục đích cá nhân. Gửi số lượng lớn qua nhiều người xách tay để bán lại ở nước ngoài là hoạt động thương mại, có thể vi phạm quy định cả hai đầu.
Đóng gói hàng đi nước ngoài: kín, sạch, có thông tin
Hàng khô hút chân không, cho vào túi thứ hai, xếp trong thùng carton cứng có chèn. Nước mắm, mật ong đựng chai nhựa thực phẩm, quấn màng quanh nắp, cho vào túi kín, xếp đứng, chèn chặt; nhiều đơn vị yêu cầu thêm vật liệu thấm hút phòng khi rò. Không dùng thùng cũ có in tên hàng khác bên ngoài, dễ gây nhầm khi kiểm tra.
Mỗi gói nên có nhãn ghi tên sản phẩm, thành phần, khối lượng, nơi làm, hạn dùng, tốt nhất có thêm tiếng Anh. Hàng nhà làm không có nhãn in thì ít nhất dán một tờ nhãn viết tay rõ ràng. Thông tin minh bạch giúp nhân viên kiểm dịch quyết định nhanh hơn, giảm nguy cơ bị giữ chỉ vì không biết bên trong là gì.
Tính khối lượng và kích thước thùng trước khi báo giá: cước quốc tế thường tính theo khối lượng hoặc thể tích quy đổi, bên nào lớn hơn. Ví dụ giả định, một thùng nhẹ nhưng cồng kềnh vì chèn nhiều xốp có thể bị tính cước cao hơn thùng nặng nhỏ gọn. Báo khách cước ước tính và nói rõ đây là phần thay đổi theo đơn vị vận chuyển.
Chụp ảnh từng gói trước khi đóng thùng và ảnh thùng đã niêm phong, gửi cho khách. Nếu hàng bị giữ, ảnh này giúp khách giải trình và giúp hai bên biết hàng đã được đóng đúng như mô tả.
Tình huống: kiều bào đặt "giỏ quà Tết quê" gửi sang
Ví dụ giả định một khách ở nước ngoài muốn một giỏ đủ món: chè, cà phê, mứt, lạp xưởng, mắm, bánh. Người bán nên trả lời theo từng món chứ không nhận cả giỏ một lần.
- Chè, cà phê rang, gia vị khô: thường dễ gửi nhất nếu đóng kín, có nhãn thành phần; vẫn tra quy định nước đến.
- Mứt, bánh khô: xem thành phần; mứt có thịt, bánh có nhân trứng, sữa có thể vướng.
- Lạp xưởng, thịt gác bếp, chà bông: nhóm sản phẩm từ thịt, nhiều nơi cấm; gợi ý khách bỏ khỏi giỏ.
- Nước mắm, mắm tôm: vướng cả quy định nước đến lẫn quy định chất lỏng của đơn vị vận chuyển; hỏi trước.
- Trái cây tươi, hạt giống, cây cảnh nhỏ: thường bị cấm theo đường bưu phẩm; không nhận.
- Bánh chưng, giò lụa: đồ tươi có thịt, hỏng nhanh, rủi ro cao; không nên nhận gửi theo đường thường.
Trả lời từng món như vậy giúp khách hiểu vì sao giỏ của họ nhỏ hơn mong đợi, và giữ cho thùng hàng đi trót lọt. Ghi danh sách món đã thống nhất vào tin nhắn chốt đơn, kèm câu khách đã được cảnh báo những món có rủi ro.
Câu hỏi thường gặp
Gửi nước mắm ra nước ngoài được không?
Tuỳ nước đến và tuỳ đơn vị vận chuyển. Nhiều nơi cho phép nếu khai đúng và đóng gói kín, nhưng không ít đơn vị chuyển phát từ chối chất lỏng có mùi mạnh dễ rò. Tra quy định nước đến, hỏi đơn vị vận chuyển, đóng chai nhựa, quấn kín, có vật liệu thấm hút.
Có nên ghi quà tặng để hàng thực phẩm dễ qua?
Không. Khai không đúng thực phẩm có thể khiến hàng bị tiêu huỷ và người nhận bị phạt ở nhiều nước. Khai đúng tên hàng, khối lượng, giá trị; nếu món đó không được phép, đừng gửi.
Thịt gác bếp, lạp xưởng gửi cho kiều bào được không?
Sản phẩm từ thịt thuộc nhóm bị nhiều nước cấm hoặc hạn chế rất chặt theo đường quà, bưu phẩm. Trước khi nhận đơn, tra quy định chính thức của nước đến. Phần lớn trường hợp, nên gợi ý khách chọn món khác như chè, cà phê, đồ khô hải sản nếu được phép.
Ai trả thuế, phí ở nước nhận?
Thông thường người nhận trả thuế, phí phát sinh ở nước đến theo quy định của nước đó. Người bán nên nói rõ để khách không bất ngờ, và không hứa "miễn phí hoàn toàn" khi không kiểm soát được phần này.
Bán đều đặn cho khách nước ngoài có phải làm thủ tục xuất khẩu không?
Gửi quà biếu nhỏ lẻ khác với bán hàng thường xuyên số lượng lớn ra nước ngoài. Khi đã thành hoạt động kinh doanh đều đặn, có thể phải làm thủ tục xuất khẩu và đáp ứng điều kiện của thị trường nhập. Hỏi cơ quan hải quan và đơn vị dịch vụ xuất nhập khẩu.
Hàng bị tiêu huỷ ở nước đến thì người bán có phải hoàn tiền?
Phụ thuộc thoả thuận và lý do bị huỷ. Nếu người bán đã cảnh báo rủi ro và khách chấp nhận, thường người bán không phải hoàn. Nếu lỗi do người bán khai sai hoặc khẳng định sai, nên chia sẻ thiệt hại. Ghi thoả thuận này trước khi nhận tiền.