Mua sỉ sản vật làm quà doanh nghiệp, ba việc quyết định đơn hàng có êm hay không là: yêu cầu báo giá theo suất quà (từng thành phần, bao bì, cước) chứ không chỉ giá tổng; thoả thuận rõ giá được khoá tới đâu khi đặt sớm mà sản vật chưa vào mùa; và chia cọc, chia đợt giao để không dồn toàn bộ rủi ro vào một lần.
Quà doanh nghiệp bằng sản vật có cái hay là mang dấu ấn vùng miền, nhưng khó hơn quà công nghiệp ở chỗ nguồn hàng phụ thuộc mùa vụ, người bán thường là hộ nhỏ hoặc hợp tác xã, và chứng từ không phải lúc nào cũng sẵn. Bài này viết cho người phụ trách mua quà ở công ty và cho người bán sản vật nhận đơn lớn lần đầu.
Phần duyệt mẫu quà, giao quà tới nhiều địa chỉ và phép biếu quà đã có ở các trang chuyên về quà tặng; ở đây tập trung vào giá, mùa vụ, cọc và chứng từ. Mọi con số là ví dụ giả định.
Đọc báo giá theo suất: mỗi suất gồm những khoản nào
Báo giá một con số tổng cho cả đơn khiến công ty khó so sánh giữa các bên và khó điều chỉnh khi cần cắt bớt. Đề nghị người bán tách theo suất như ví dụ giả định dưới đây.
| Khoản trong một suất | Ví dụ giả định | Câu nên hỏi |
|---|---|---|
| Sản vật chính (ví dụ một hộp trà, một hũ mật ong) | 60 đơn vị | Loại hàng, khối lượng tịnh, nguồn, hạn dùng |
| Sản vật phụ (ví dụ gói hạt, gói đồ khô) | 25 đơn vị | Có thay được bằng món khác cùng mức không |
| Hộp, giỏ, giấy lót, ruy băng | 15 đơn vị | Hộp in riêng hay hộp có sẵn, thời gian làm |
| Thiệp, in tên công ty | 5 đơn vị | In ở đâu, ai duyệt nội dung |
| Công đóng gói | 5 đơn vị | Đóng ở đâu, bao nhiêu suất mỗi ngày |
| Cước giao | tuỳ địa chỉ | Giao một điểm hay nhiều điểm, tính theo suất hay theo chuyến |
Trong ví dụ, bao bì, thiệp và công đóng chiếm một phần đáng kể mỗi suất. Muốn giảm chi phí mà vẫn giữ sản vật tốt, nhiều công ty chọn bao bì đơn giản hơn chứ không giảm loại hàng. Báo giá tách khoản giúp quyết định đó dễ dàng.
Đặt sớm khi sản vật chưa vào mùa: giá được khoá tới đâu
Công ty thường lên kế hoạch quà Tết từ vài tháng trước, trong khi nhiều sản vật tươi chỉ vào mùa sát Tết, và giá tại gốc lúc đó chưa ai biết. Người bán nhỏ báo giá sớm là đang nhận một phần rủi ro: nếu năm đó mất mùa, giá gốc tăng, họ có thể lỗ. Vì vậy cách khoá giá cần được nói rõ.
Có ba cách thường gặp. Khoá giá cứng: giá không đổi dù giá gốc lên xuống; người bán thường báo cao hơn một chút để tự bảo hiểm. Khoá giá có biên: giá được điều chỉnh nếu giá gốc thay đổi vượt một mức hai bên thống nhất. Giá theo thời điểm giao: chốt số lượng và quy cách trước, chốt giá gần ngày giao. Ví dụ giả định: khoá giá có biên, nếu giá gốc thay đổi quá một tỷ lệ nhất định thì hai bên bàn lại, dưới mức đó giữ nguyên.
Với hàng khô, hàng chế biến, mật ong, chè, việc khoá giá sớm ít rủi ro vì hàng đã có hoặc sản xuất được theo kế hoạch. Với trái cây tươi, hải sản, gà vịt làm sẵn, nên kết hợp: khoá phần hàng khô làm khung quà, để phần hàng tươi linh hoạt hơn.
Ví dụ giả định về khoá giá có biên: giá món tươi chốt 50 đơn vị mỗi suất, biên điều chỉnh là một phần mười. Đến lúc giao, nếu giá gốc tăng làm chi phí món đó lên 54, vẫn giữ 50; nếu lên 60, hai bên bàn lại, có thể chia đôi phần vượt hoặc đổi món. Ghi rõ cách tính này vào văn bản chốt để không ai phải đoán.
Quy trình đặt đơn quà sản vật số lượng
Các bước dưới đây giúp phía công ty kiểm soát được chất lượng và tiến độ, còn phía người bán có đủ thời gian chuẩn bị.
- Gửi yêu cầu rõ: số suất, ngân sách mỗi suất, ngày cần có hàng, giao một điểm hay nhiều điểm, có cần hoá đơn không.
- Nhận báo giá theo suất từ vài bên, so sánh trên cùng quy cách.
- Đặt một suất mẫu, trả tiền mẫu, kiểm hàng thật, bao bì thật.
- Chốt bằng văn bản: quy cách từng thành phần, số lượng, giá, cách khoá giá, lịch giao, cọc, đổi trả, xử lý khi thiếu hàng.
- Cọc đợt đầu, nhận đợt đầu, kiểm ngẫu nhiên vài suất.
- Cọc và nhận các đợt sau, mỗi đợt kiểm lại.
- Nhận đủ chứng từ, đối chiếu số lượng, thanh toán phần còn lại.
Đặt suất mẫu là bước hay bị bỏ qua vì vội, nhưng nó là bước rẻ nhất để phát hiện vấn đề: hộp không vừa, hàng không như ảnh, khối lượng thiếu. Sửa ở suất mẫu tốn ít hơn nhiều so với sửa ở năm trăm suất.
Chứng từ: hoá đơn, phiếu xuất và người bán hộ gia đình
Nhiều công ty cần hoá đơn để hạch toán chi phí quà tặng. Trong khi đó, nhiều người bán sản vật là hộ gia đình, nhà vườn nhỏ, có thể chưa đăng ký kinh doanh hoặc không xuất được loại hoá đơn công ty cần. Hỏi rõ điều này ngay từ đầu, trước khi duyệt mẫu, để tránh cảnh đã chốt xong mới biết không có chứng từ.
Có vài cách xử lý thường gặp: đặt qua hợp tác xã hoặc doanh nghiệp nhỏ ở vùng đó có đăng ký kinh doanh và xuất được hoá đơn; đặt qua một đơn vị trung gian làm quà tặng có hoá đơn, chấp nhận chi phí trung gian; hoặc tách đơn, phần nào cần chứng từ thì đặt nơi có chứng từ. Việc hạch toán cụ thể thế nào, loại chứng từ nào được chấp nhận, phía công ty nên hỏi bộ phận kế toán theo quy định hiện hành.
Với người bán, nếu thường xuyên nhận đơn doanh nghiệp, nên tìm hiểu việc đăng ký hộ kinh doanh và xuất hoá đơn theo quy định, hỏi cơ quan thuế quản lý nơi mình cư trú. Có chứng từ giúp người bán nhận được những đơn lớn mà trước đó phải từ chối.
Khi người bán thiếu hàng giữa chừng
Đã ghi sẵn phương án. Trong văn bản chốt, nên có dòng: nếu thiếu hàng chính, người bán báo trước bao nhiêu ngày và đề xuất món thay thế cùng mức; công ty duyệt mới được thay.
Món thay thế phải nói đúng tên. Thay sản vật vùng này bằng sản vật vùng khác thì ghi rõ trên thiệp hoặc báo cho công ty, không gọi chung một tên.
Giao một phần, điều chỉnh tiền. Nếu chỉ thiếu một phần suất, giao phần có, phần thiếu thay món khác hoặc giảm tiền tương ứng.
Công ty có kế hoạch dự phòng. Với đơn quan trọng, phía công ty nên có một nguồn dự phòng cho phần hàng tươi, hoặc chọn món chính là hàng khô ít rủi ro.
Thời hạn báo phải đủ để xoay xở. Báo thiếu hàng một ngày trước khi giao gần như vô ích với đơn vài trăm suất. Ghi rõ người bán phải báo trước bao nhiêu ngày, đủ để công ty duyệt món thay hoặc tìm nguồn khác.
Chọn sản vật cho quà theo lịch mùa vụ, không theo ý thích
Nhiều công ty chọn món quà theo ý thích hoặc theo món đã tặng năm trước, rồi mới hỏi người bán. Nếu món đó không đúng mùa vào thời điểm cần quà, người bán phải tìm hàng trữ, hàng nơi khác, hoặc báo giá cao vì khan. Cách ngược lại hiệu quả hơn: hỏi người bán sản vật nào đang hoặc sẽ vào chính vụ đúng thời điểm tặng, rồi chọn trong số đó.
Hàng đúng chính vụ thường đẹp nhất, đều nhất, và giá hợp lý nhất. Hàng khô, mật ong, chè, gạo đặc sản ít phụ thuộc thời điểm, làm khung quà ổn định; thêm một món đang vào mùa tạo điểm nhấn. Với quà Tết, nên tránh đặt phần lớn giá trị suất quà vào một món tươi dễ hỏng, giao xa, đúng lúc dịch vụ vận chuyển quá tải.
Hỏi người bán cũng là cách học thêm về vùng sản vật: họ biết năm nay mùa sớm hay muộn, món nào đang tốt. Một người bán chịu khuyên công ty đổi món vì món định đặt không đúng mùa là người bán đáng tin cho đơn lớn.
Cọc và thanh toán cho đơn quà lớn
Đơn quà doanh nghiệp thường đủ lớn để người bán nhỏ cần vốn trước: mua hàng, đặt hộp in riêng, thuê thêm người đóng. Cọc là hợp lý, nhưng phía công ty có trách nhiệm với tiền của đơn vị nên cần chia rủi ro. Ví dụ giả định: cọc phần chi phí bao bì riêng và một phần hàng ngay khi chốt; khi nhận đợt đầu đạt yêu cầu thì thanh toán đợt đó và cọc đợt sau; phần cuối thanh toán khi nhận đủ chứng từ.
Kiểm tên tài khoản nhận tiền trùng với tên người bán hoặc đơn vị trong văn bản chốt. Không chuyển cho tài khoản cá nhân khác tên khi đã thoả thuận với một đơn vị, trừ khi có giải thích bằng văn bản. Lưu mọi chứng từ chuyển tiền cùng văn bản chốt.
Người bán nên đưa lịch thanh toán rõ ràng ngay trong báo giá. Công ty dễ duyệt đơn hơn khi thấy lịch thanh toán gắn với từng mốc giao hàng, thay vì một yêu cầu chuyển phần lớn tiền ngay.
Góc người bán nhỏ: nhận đơn doanh nghiệp lần đầu
Một đơn vài trăm suất có thể bằng cả tháng bán lẻ, nhưng cũng có thể làm vỡ cả mùa nếu nhận quá sức. Trước khi nhận, tính kỹ: có đủ hàng đúng loại không, đóng được bao nhiêu suất mỗi ngày, bao bì in riêng mất bao lâu, giao bằng gì. Nếu không đủ năng lực, có thể liên kết với vài hộ cùng vùng, nhưng phải thống nhất tiêu chuẩn hàng và chịu trách nhiệm chung với khách.
Hỏi khách ngay từ đầu về chứng từ, về giao một điểm hay nhiều điểm, về hạn chót. Ba câu này quyết định bạn có nhận được đơn không, trước cả chuyện giá.
Báo giá theo suất, tách từng khoản, kèm điều kiện khoá giá và lịch thanh toán. Làm một suất mẫu thật đẹp, chụp ảnh thật, không dùng ảnh mượn. Ghi sổ từng đợt giao, từng suất. Khách doanh nghiệp hài lòng thường quay lại mỗi năm và giới thiệu thêm, nên đơn đầu tiên đáng được làm cẩn thận nhất.
Câu hỏi thường gặp
Có nên khoá giá quà Tết từ sớm khi sản vật chưa vào mùa?
Với hàng khô, hàng chế biến thì khoá giá sớm khá an toàn. Với hàng tươi, nên khoá có biên hoặc chốt giá gần ngày giao, vì giá gốc phụ thuộc mùa vụ. Khoá giá cứng thường khiến người bán báo cao hơn để tự bảo hiểm.
Người bán hộ gia đình không xuất được hoá đơn thì sao?
Có thể đặt qua hợp tác xã hoặc doanh nghiệp ở vùng đó có đăng ký kinh doanh, qua một đơn vị làm quà tặng trung gian, hoặc tách phần đơn cần chứng từ. Loại chứng từ nào được chấp nhận nên hỏi bộ phận kế toán của công ty.
Có cần đặt suất mẫu không khi đã xem ảnh?
Nên. Ảnh không cho biết khối lượng thật, độ chắc của hộp, mùi vị, hạn dùng. Một suất mẫu trả tiền thật giúp phát hiện vấn đề sớm và là tiêu chuẩn để đối chiếu khi nhận hàng số lượng.
Cọc bao nhiêu cho đơn quà doanh nghiệp là hợp lý?
Không có mức chung. Cách hợp lý là cọc đủ cho chi phí người bán phải bỏ riêng cho đơn (bao bì in riêng, hàng phải gom trước), rồi thanh toán theo từng đợt giao. Tránh chuyển phần lớn tiền khi chưa nhận được đợt nào.
Thiếu hàng chính thì người bán có được tự thay món khác không?
Không nên tự thay. Văn bản chốt nên ghi rõ người bán phải báo trước và đề xuất món thay thế cùng mức, công ty duyệt mới được thay. Món thay thế cần được gọi đúng tên, không gắn tên vùng của món gốc.
Sản vật tươi có hợp làm quà doanh nghiệp không?
Có thể, nhưng rủi ro cao hơn: hư hỏng, giao trễ, người nhận vắng nhà. Nhiều công ty chọn hàng khô, mật ong, chè, mắm đóng chai làm khung quà, thêm một món tươi nếu giao được ngay. Nếu chọn hàng tươi, giao một điểm rồi tự phát sẽ dễ kiểm soát hơn.