Khi doanh nghiệp đặt sản vật làm quà và cần hoá đơn, hộ bán nhỏ có ba đường chính: nếu đã là hộ kinh doanh dùng hoá đơn thì xuất hoá đơn của mình; nếu chưa có thì hỏi cơ quan thuế về việc cấp hoá đơn theo từng lần phát sinh; nếu là nông dân tự sản xuất bán nông sản chưa chế biến thì doanh nghiệp có thể dùng cơ chế bảng kê thu mua theo quy định. Đường nào hợp phụ thuộc bạn là ai, bán món gì và doanh nghiệp cần chứng từ để làm gì.
Điều quan trọng nhất là hỏi ngay từ đầu, trước khi báo giá. Rất nhiều đơn quà Tết đổ vỡ ở phút cuối vì người bán nhận lời, gom hàng, đóng hộp xong mới biết khách bắt buộc phải có hoá đơn. Bài này đi qua các trường hợp ở mức nguyên lý; mẫu biểu, điều kiện và nghĩa vụ thuế cụ thể hãy hỏi cơ quan thuế quản lý.
Vì sao doanh nghiệp cần hoá đơn cho quà biếu
Với doanh nghiệp, tiền mua quà là một khoản chi. Muốn khoản chi đó được ghi nhận đúng trong sổ sách, và tuỳ trường hợp được tính vào chi phí khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần chứng từ hợp lệ: thường là hoá đơn, hoặc chứng từ thay thế mà quy định cho phép như bảng kê thu mua với nông sản mua trực tiếp của người sản xuất. Không có chứng từ, kế toán của họ khó đưa khoản chi vào sổ, và người duyệt chi có thể từ chối thanh toán.
Vì vậy, khi một phòng hành chính đặt hai trăm hộp quà đặc sản, câu "có xuất hoá đơn được không" không phải làm khó người bán. Đó là điều kiện để họ được thanh toán nội bộ. Người bán nên coi đây là một phần của sản phẩm, giống như hộp đẹp và giao đúng hẹn.
Cũng nên hỏi khách cần hoá đơn cho ai: công ty mẹ hay chi nhánh, xuất một hoá đơn tổng hay tách theo từng phòng ban. Mỗi doanh nghiệp có quy trình riêng; biết sớm giúp bạn chuẩn bị đúng thông tin, tránh phải huỷ, lập lại hoá đơn vì sai tên đơn vị hay mã số thuế, việc vừa mất thời gian vừa phải làm thêm thủ tục điều chỉnh.
Ngược lại, cũng có doanh nghiệp, nhất là công ty nhỏ hoặc quà biếu cá nhân của lãnh đạo, không cần hoá đơn. Hỏi rõ để không mất công làm thủ tục không cần thiết, và để báo giá đúng: giá có hoá đơn và không hoá đơn có thể khác nhau vì nghĩa vụ thuế đi kèm.
Bạn là ai và đường lấy chứng từ tương ứng
Bảng dưới là định hướng nguyên lý. Điều kiện cụ thể, mẫu biểu và nghĩa vụ thuế đi kèm phải theo văn bản hiện hành và hướng dẫn của cơ quan thuế.
| Người bán | Chứng từ thường dùng | Cần chuẩn bị | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Hộ kinh doanh đã dùng hoá đơn điện tử | Hoá đơn của chính hộ | Thông tin xuất hoá đơn của doanh nghiệp: tên, mã số thuế, địa chỉ | Xuất đúng hàng, đúng số lượng, đúng giá đã thoả thuận |
| Hộ kinh doanh chưa có hoá đơn, hoặc cá nhân kinh doanh không thường xuyên | Hoá đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh, nếu thuộc diện được cấp | Hồ sơ đề nghị, hợp đồng hoặc chứng từ mua bán, nộp thuế phát sinh | Hỏi trước thời gian xử lý để kịp ngày giao |
| Nông dân tự trồng, tự nuôi bán nông sản chưa chế biến | Doanh nghiệp lập bảng kê thu mua theo mẫu quy định | Thông tin người bán, giấy tờ cá nhân, có thể cần xác nhận địa phương | Không áp dụng cho sản phẩm đã chế biến hay hàng gom bán lại |
| Người gom hàng nhiều hộ, chưa đăng ký | Thường phải đăng ký hộ kinh doanh hoặc đi qua bên trung gian có hoá đơn | Đăng ký kinh doanh, chứng từ đầu vào | Không mượn hoá đơn của người khác |
Ô cuối của bảng là chỗ nhiều người vướng nhất: người con xa quê gom bưởi, gom mắm của bà con bán cho công ty mình làm. Hàng là nông sản nhưng người bán không phải người trực tiếp sản xuất, nên cơ chế bảng kê thu mua của nông dân thường không dùng được cho người này.
Nhận một đơn quà doanh nghiệp: trình tự để không vỡ ở phút cuối
Đơn quà Tết thường có hạn chót cứng. Trình tự dưới giúp bạn biết sớm mình có làm được không.
- Ngay lần trao đổi đầu, hỏi: có cần hoá đơn không, hoá đơn loại nào, xuất cho đơn vị nào, cần chứng từ gì kèm theo (hợp đồng, biên bản giao nhận).
- Tự xác định mình thuộc trường hợp nào trong bảng trên. Nếu chưa chắc, gọi hoặc tới cơ quan thuế quản lý hỏi trước khi báo giá.
- Báo giá ghi rõ đã gồm hay chưa gồm thuế, phí đóng gói, phí giao tới từng địa điểm.
- Ký hợp đồng hoặc ít nhất có đơn đặt hàng bằng văn bản: tên hàng, quy cách hộp, số lượng, giá, thời hạn giao, điều kiện thanh toán, cách xử lý hàng hỏng.
- Chuẩn bị hoá đơn hoặc hồ sơ xin hoá đơn song song với việc gom hàng, không để sau.
- Khi giao, lập biên bản giao nhận ghi số hộp, tình trạng, chữ ký người nhận; chụp ảnh.
- Xuất hoá đơn hoặc bàn giao chứng từ đúng thông tin; giữ bản lưu cùng hợp đồng trong hồ sơ.
Nếu bạn nhận ra mình không thể có chứng từ phù hợp, hãy nói thật và từ chối sớm, hoặc giới thiệu khách qua một đơn vị có đủ điều kiện. Từ chối sớm giữ được uy tín; vỡ đơn sát Tết thì không.
Những việc không nên làm dù khách giục
Mượn hoá đơn của người khác. Xuất hoá đơn không đúng người bán thật, không đúng hàng thật là sai phạm về hoá đơn, rủi ro cho cả người cho mượn, người mượn và doanh nghiệp nhận.
Ghi hàng khác trên hoá đơn. Ví dụ bán mật ong nhưng ghi "văn phòng phẩm" cho dễ duyệt chi. Đây là hoá đơn ghi sai nội dung, có thể bị coi là sử dụng hoá đơn bất hợp pháp.
Nâng giá trên hoá đơn so với giá thật. Dù khách đề nghị, đây là tiếp tay cho gian lận chi phí.
Dùng bảng kê nông dân cho hàng đã chế biến hoặc hàng gom. Bảng kê thu mua có phạm vi áp dụng riêng; dùng sai phạm vi thì chứng từ không hợp lệ.
Hứa "để sau Tết xuất bù". Hoá đơn có thời điểm lập gắn với thời điểm giao hàng, thu tiền theo quy định. Hứa xuất muộn rồi không xuất được là cách nhanh nhất để mất khách doanh nghiệp. Chỉ hứa điều mình đã hỏi chắc với cơ quan thuế.
Quà là sản vật chế biến: khách doanh nghiệp có thể hỏi thêm giấy gì
Hộp quà gồm bưởi nguyên quả, gạo hay chè thường ít bị hỏi giấy tờ thực phẩm. Hộp có mắm, đồ khô, giò chả, mật ong đóng chai thì khác: phòng hành chính của nhiều công ty, nhất là công ty có quy trình mua hàng chặt, sẽ hỏi thêm giấy tờ an toàn thực phẩm của cơ sở và hồ sơ sản phẩm. Họ cần chứng minh đã mua của nguồn đàng hoàng nếu chẳng may người nhận quà có vấn đề sức khoẻ.
Thứ khách hay hỏi: giấy đăng ký kinh doanh, giấy tờ an toàn thực phẩm của cơ sở (cam kết hoặc giấy chứng nhận tuỳ diện), hồ sơ tự công bố sản phẩm với hàng bao gói sẵn, kết quả kiểm nghiệm gần nhất, và nhãn đầy đủ nội dung trên từng sản phẩm. Hộ nhỏ chưa có đủ thì nói thật; có khách vẫn chấp nhận với món đơn giản, có khách không.
Nếu đơn quà ghép nhiều món của nhiều hộ, người đứng ra nhận đơn phải gom đủ hồ sơ của từng nhà, và chịu trách nhiệm với khách về cả hộp. Đây là việc nhiều người làm quà lần đầu không lường trước.
Đóng hộp, giao nhiều nơi và thanh toán: phần không liên quan tới thuế nhưng hay làm vỡ đơn
Đơn quà doanh nghiệp khác đơn lẻ ở chỗ cần đều: hai trăm hộp phải giống nhau. Với sản vật theo mùa, chất lượng giữa các mẻ có thể chênh. Thống nhất với khách mẫu hộp chuẩn, gửi một hộp mẫu để duyệt trước khi làm hàng loạt. Nếu một phần hàng không đạt, báo khách phương án thay thế trước, đừng tự ý đổi món.
Nhiều doanh nghiệp muốn giao quà tới nhiều chi nhánh hoặc thẳng tới nhà đối tác. Mỗi địa điểm là một lần giao, một biên nhận, một rủi ro hỏng. Tính phí giao và thời gian rõ ràng trong báo giá, và yêu cầu khách cung cấp danh sách người nhận đầy đủ, đúng hạn.
Với sản vật tươi như bưởi, cam, gà làm sẵn, thời gian từ lúc chốt tới lúc giao càng ngắn càng tốt; với đồ khô, mắm, mật ong, có thể chuẩn bị trước vài tuần. Lên lịch làm hàng ngược từ ngày giao, chừa thời gian cho khâu đóng hộp và kiểm tra cuối, vì đơn doanh nghiệp hiếm khi chấp nhận giao trễ.
Thanh toán của doanh nghiệp thường theo quy trình: tạm ứng một phần, phần còn lại sau khi nhận đủ hàng và chứng từ. Với hộ nhỏ, khoản chờ thanh toán có thể kéo dài qua Tết. Thoả thuận rõ tỷ lệ tạm ứng đủ để bạn mua nguyên liệu, và mốc thanh toán phần còn lại, ghi vào đơn đặt hàng.
Ví dụ giả định: một đơn 100 hộp quà, giấy tờ đi theo từng món trong hộp
Hộp quà sản vật thường ghép nhiều món của nhiều nguồn. Mỗi món có thể cần chứng từ khác nhau; người nhận đơn phải biết trước khi báo giá.
| Món trong hộp | Nguồn | Chứng từ có thể dùng | Điểm cần hỏi |
|---|---|---|---|
| Bưởi nguyên quả | Nông hộ tự trồng | Bảng kê thu mua nếu doanh nghiệp mua thẳng của hộ | Nếu người gom bán lại thì không dùng bảng kê của nông dân được |
| Mật ong chiết chai | Hộ nuôi ong có đăng ký | Hoá đơn của hộ | Nhãn, hồ sơ an toàn thực phẩm của chai mật |
| Nước mắm chai nhỏ | Cơ sở làm mắm | Hoá đơn của cơ sở | Giấy tờ an toàn thực phẩm, công bố sản phẩm |
| Hộp, giỏ, giấy gói | Xưởng in | Hoá đơn của xưởng | Đơn giá theo số lượng |
| Công đóng hộp, giao hàng | Người nhận đơn | Hoá đơn của người nhận đơn nếu có đăng ký | Gộp hay tách khỏi tiền hàng |
Nếu người nhận đơn có đăng ký kinh doanh và dùng hoá đơn, cách gọn nhất là mua các món về rồi bán lại cả hộp, xuất một hoá đơn cho doanh nghiệp và giữ chứng từ đầu vào từng món. Nếu không, phải để doanh nghiệp mua từng món của từng nguồn, rất rối với đơn trăm hộp. Hỏi cơ quan thuế và kế toán của khách để chọn cách phù hợp trước khi nhận tiền tạm ứng.
Câu hỏi thường gặp
Nông dân bán bưởi cho công ty làm quà có phải xuất hoá đơn không?
Nông dân trực tiếp trồng bán sản phẩm chưa chế biến thường không có hoá đơn; doanh nghiệp mua có thể lập bảng kê thu mua theo mẫu quy định làm chứng từ. Điều kiện áp dụng cụ thể và giấy tờ kèm theo, hai bên nên hỏi cơ quan thuế trước khi giao dịch.
Hộ kinh doanh chưa có hoá đơn điện tử thì làm sao xuất cho khách?
Tuỳ trường hợp, hộ có thể đề nghị cơ quan thuế cấp hoá đơn theo từng lần phát sinh hoặc đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử. Thủ tục và thời gian xử lý khác nhau; hỏi cơ quan thuế quản lý sớm để kịp ngày giao hàng.
Giá bán có hoá đơn và không hoá đơn khác nhau được không?
Người bán có thể báo giá khác nhau nếu nghĩa vụ thuế phát sinh khác nhau, miễn là minh bạch. Không được bán có hoá đơn nhưng ghi giá thấp hơn giá thật, cũng không được bán không hoá đơn để né nghĩa vụ thuế mà mình phải nộp.
Khách yêu cầu ghi tên hàng khác trên hoá đơn thì sao?
Từ chối. Hoá đơn phải ghi đúng hàng hoá thực tế đã bán. Ghi sai nội dung là sai phạm về hoá đơn, rủi ro cho cả người bán lẫn doanh nghiệp. Giải thích nhẹ nhàng và đề nghị khách hỏi lại kế toán của họ.
Người con xa quê gom hàng quê bán cho công ty thì chứng từ thế nào?
Người gom không phải người trực tiếp sản xuất nên thường không dùng được bảng kê thu mua của nông dân. Cách đúng là đăng ký hộ kinh doanh để có hoá đơn, hoặc để công ty mua trực tiếp của từng nông hộ nếu thủ tục cho phép. Hỏi cơ quan thuế với mô tả cụ thể.
Có cần hợp đồng cho đơn quà Tết không?
Nên có, ít nhất là đơn đặt hàng bằng văn bản ghi rõ hàng, quy cách, số lượng, giá, hạn giao, thanh toán và xử lý hàng hỏng. Hợp đồng giúp cả hai bên khi có tranh chấp và thường là chứng từ doanh nghiệp cần kèm hoá đơn.